cultuur.
Thuiswerken @Whyellow
“Social Distancing”, het moet gek lopen wil dit niet het woord van het jaar worden. En uiteraard doen wij dat als Whyellow ook in deze bizarre tijden. We werken al weken massaal thuis om ook een steentje bij te dragen aan het beperken van het infectiegevaar. Dat was even schakelen, maar we hadden al snel door hoe we dat goed konden aanpakken.
Onze dienstverlening kan in ieder geval ‘gewoon’ doorgaan. Als innovatief IT bedrijf werken en communiceren we sowieso al veel op afstand. Onderling maar ook met onze klanten. Wij zitten in Eindhoven, maar onze klanten zijn verspreid door heel Nederland. Om dan efficiënt te werken, ontkom je er niet aan om je IT infrastructuur en je werkwijze locatieonafhankelijk en virtueel in te richten. Daarnaast hadden we al een ‘thuiswerkcultuur’, dat maakt het wel een stukje makkelijker om je aan te passen.
Maar hoe doe je dat, werken op afstand? Hieronder onze tips voor een productieve, pragmatische, betrouwbare en – niet onbelangrijk – gezellige virtuele werkomgeving.
Tip 1: Sturen op output
Sturen op output hoort bij ‘het nieuwe werken’ en maakt het werken op afstand makkelijker. Je scoort geen extra punten op basis van je aanwezigheid, maar wel op het werk wat je doet. Dit hoorde al bij onze cultuur. Bij het nieuwe werken hoort ook werken op afstand. Hier is thuiswerken bij gekomen. Doordat we sturen op output kunnen we dus prima de voortgang monitoren in deze tijd waarin nagenoeg iedereen fysiek afwezig is. Door met grote regelmaat iedereen te laten rapporteren over voortgang en output is er, ook virtueel, voldoende controle.
Tip 2: Agile
Bij Whyellow werken we Agile met behulp van Scrum. Scrum is een framework waarmee je software kortcyclisch ontwikkelt op een transparante, efficiënte en flexibele manier. Jira is een online platform dat dit proces ondersteunt. Middels het definiëren van user stories, de zogenaamde requirements (in Agile termen) worden functionaliteiten beschreven. Elke ochtend wordt in de daily standup met het team besproken wat er die dag op de planning staat en wat er de vorige dag gedaan is. Via Google Hangouts belt iedereen in. Per team hebben we een groot beeldscherm met camera waarin met beeld (een groot gedeelte van communicatie is immers non verbaal) en geluid het inbellen wordt ondersteund. Wanneer een user story gereed is wordt deze op “Done” gezet. Zo kan het team perfect de voortgang monitoren, ook op afstand.
Tip 3: Cloud
Alles in de Cloud is ons motto. Mail, documenten, code… je kunt het zo gek niet bedenken of het staat in de Cloud. Zo is alles op afstand, voor iedereen (afhankelijk van de rechten), op het juiste moment beschikbaar. Ook dit komt nu ontzettend goed uit. Gezamenlijk aan hetzelfde document werken, vanuit huis de code aanpassen. Het is allemaal mogelijk. Bijkomend voordeel is dat het veel veiliger is om alles in de cloud te bewaren. Je elimineert het risico dat locaal opgeslagen data in de verkeerde handen valt.
Tip 4: Ontwikkeling
Developers, we kennen ze als mensen met veel schermen, donkere kamertjes en vooral heel veel lokale opslag van data, programmatuur, tools etc. En zonder ontwikkeltools kan je natuurlijk geen software bouwen. Maar ook hiervoor geldt alles opgeslagen in de cloud, en alle ontwikkelaars werken qua source control hetzelfde. Zo staat ook de software voor projectmanagement, het versiebeheer van onze code en onze bouwstraat in de cloud. De developers hebben op hun laptop de gebruikte ontwikkelsoftware staan, daar is geen ontkomen aan. Iedere developer kan daardoor overal werken, dus ook vanuit huis. Echter alle source code staat in de cloud. Omdat we dit al consequent deden was de enige fysieke verplaatsing bij de aanvang van de Corona crisis de monitoren en toetsenborden.
Tip 5: Communicatie
Naast bellen en mailen wordt er over en weer, intern maar ook met de klant, via chat tools gecommuniceerd. Wij gebruiken hiervoor voornamelijk Rocket Chat, maar soms ook andere platformen als de klant dat prettiger vindt. Dit houdt de lijnen lekker kort en veel laagdrempeliger kun je in feite niet met elkaar communiceren. Voor videovergaderingen maken we bij voorkeur gebruik van Google Hangouts. Het voordeel hiervan is het ontbreken van de noodzaak van een lokale client. Iedereen met een linkje naar de webcall kan via de browser inloggen. Maar Microsoft Teams en Zoom zijn natuurlijk ook uitstekende alternatieven.
Kleine subtip, vraag iedereen om wat discipline m.b.t. beeld en geluid. Wij beginnen met beeld, omdat het anders wel heel onpersoonlijk wordt. Daarna gaat het beeld vaak uit, tenzij je het woord hebt. Dit om haperingen door een overbelaste videoverbinding te voorkomen. Zorg tenslotte voor een rustige thuiswerkplek, maar gebruik desnoods de MUTE optie als de kinderen echt niet onder controle te krijgen zijn.
Tip 6: Funfactor, maar nu op afstand
Wij zijn Great Place to Work en dat houden we ook in deze tijd graag zo. Maar hoe zorg je er voor dat je ook op afstand de verbinding houdt met al je collega’s? Dit was even improviseren, waarbij we ook input hebben gevraagd aan onze collega’s. Sowieso gaat onze vrijdagmiddagborrel gewoon door, maar nu via Google hangouts. Proosten op de successen van afgelopen week naar het scherm toe is eigenlijk best grappig. Daarnaast hebben we bij iedereen een thuiswerk pakketje afgegeven. Of eigenlijk aan de deurklink gehangen. Hiermee kon iedereen weer even vooruit vanuit huis.
Het is al met al even wennen, maar in feite kunnen we zonder al te grote aanpassingen het gewenste serviceniveau en het plezier op de werkplek (ook al is die thuis) handhaven. En wat we vooral geleerd hebben is dat we ook in crisistijden ‘gewoon’ door kunnen en dat geeft toch wel een goed gevoel.
Deze blog is geschreven door Sebastiaan Sloos, COO bij Whyellow.
