case.

Whyellow automatiseert de puzzel van kindplanning voor Partou

Partou Kinderopvang, een zelfstandige kinderopvangorganisatie met meer dan 700 locaties door heel Nederland, stond voor de uitdaging om maximale flexibiliteit en gemak aan ouders te bieden. Ze bieden een breed scala aan kinderopvangdiensten, waaronder kinderdagverblijven, peuteropvang en buitenschoolse opvang.

Diensten

Digital strategy, UX Design, Software development, Mobile development

Markt

Kinderopvang

In gebruik sinds

2015

Technologieën

.NET Core, Sitecore, Microsoft Azure Cloud

De uitdaging

Het vinden van de ideale groepsindeling en kindplanning en het voldoen aan de vraag van ouders was een complexe puzzel, waarbij rekening moest worden gehouden met diverse factoren zoals verwachte instroom, leidster/kind ratio en kwaliteitseisen.
Naast de complexiteit vroeg het proces ook aanzienlijke inspanningen van planners en locatiemanagers en voldeed niet goed aan klantverwachtingen in dit digitale tijdperk. Het duurde vaak lang voordat er helderheid was over beschikbare plaatsen voor nieuwe kinderen.

De oplossing

Partou zocht naar een oplossing om flexibel te kunnen reageren op alle vragen met betrekking tot kinderopvang, en digitale ondersteuning was daarbij essentieel. Om deze uitdagingen aan te pakken, besloot Partou samen te werken met Whyellow. Gezamenlijk ontwikkelden en implementeerden we een gebruiksvriendelijk selfservice portaal dat aanpasbaar is naar specifieke planningsbehoeften. Het doel was om een slimme real-time automatische planner te ontwerpen en de klantreis voor de ouder volledig digitaal en self-service te maken.

“Uiteindelijk raakten we alle punten van de business. Van de ouder tot de planning tot facturatie. En op alle gebieden biedt het systeem optimalisatie door inzicht en vrijheid te geven aan de gebruiker. Wie had dat gedacht!”

Verschillende onderdelen

Whyellow ontwikkelde dit systeem dat Partou voorzag van digitale ondersteuning om flexibel te kunnen reageren op alle vragen omtrent kinderopvang. De oplossing bestond uit verschillende onderdelen.

Allereerst werd het planningssysteem geautomatiseerd en geoptimaliseerd, waarbij de ideale verdeling van kinderen en medewerkers werd berekend op basis van verschillende factoren, zoals sturing, fysieke locatie en wet- en regelgeving. Bij elke wijziging in de planning werd de beschikbaarheid opnieuw doorgerekend en geoptimaliseerd.

Een aanbod gestuurde module werd er geïmplementeerd, waardoor ouders direct toegang krijgen tot de planningsmodule via de MijnPartou omgeving. Via dit platform kunnen ouders in real-time zien waar en tegen welke prijs ze kinderopvang kunnen boeken. Het geavanceerde algoritme berekent de beschikbaarheid voor alle locaties, waardoor ouders een duidelijk overzicht krijgen van de beschikbare mogelijkheden die aansluiten bij hun persoonlijke voorkeuren en behoeften.

Verder biedt de oplossing real-time digitaal gemak aan ouders. Ouders kunnen vanaf hun mobiele apparaat binnen enkele minuten de zoektocht naar kinderopvang voltooien, een rondleiding boeken en zelfs digitaal het contract ondertekenen en een incassomachtiging afgeven. Het nieuwe systeem vereenvoudigde en verminderde de administratieve lasten voor zowel de ouders als medewerkers. Hierdoor vervult Partou als enige in haar branche de verwachtingen van moderne jonge ouders – Generatie Y – die online gemak als een vanzelfsprekendheid beschouwen.

Ook werd een geautomatiseerde wachtlijstfunctionaliteit geïmplementeerd. Ouders kunnen zelfstandig hun plaats op de wachtlijst beheren en ontvangen automatisch bericht wanneer er een plekje vrijkomt. Dit vermindert de administratieve handelingen aan de kant van de kinderopvangorganisatie en zorgt ervoor dat wachtende ouders zo snel mogelijk gebruik kunnen maken van de beschikbare plek bij de kinderopvang.

Positieve resultaten!

De implementatie van het gebruiksvriendelijke selfservice portaal met planningsysteem heeft verschillende positieve resultaten opgeleverd:

  • Verbeterde klanttevredenheid door transparantie en flexibiliteit.
  • Het helpen van meer ouders met dezelfde aantallen pedagogisch medewerkers.
  • Vermindering van foutgevoeligheid, van input van ouders tot automatische verwerking in de administratie.
  • Verbeterd inzicht in de prestaties per locatie.
  • Geoptimaliseerde planning en beschikbaarheid.

Betere klanttevredenheid, efficiëntie en precieze planning

Dankzij de samenwerking met Whyellow en de implementatie van het systeem heeft Partou Kinderopvang met succes de uitdagingen met betrekking tot optimale groepsindeling, kinderplanning en het voldoen aan de vraag van ouders aangepakt en geoptimaliseerd. Het systeem heeft geleid tot verbeterde klanttevredenheid, operationele efficiëntie en een optimale planning. Partou is nu in staat om met volledig vertrouwen te voldoen aan de wensen van ouders en een uitstekende kinderopvang te bieden.

Gerelateerde cases

Peer-to-peer fundingplatform voor Bestevaer Capital Funding2024-07-02T09:06:37+02:00
Fundingplatform
VeeOnline: Van een legacy applicatie naar real-time platform2024-03-18T16:17:34+02:00
VeeOnline
Whyellow automatiseert de puzzel van kindplanning voor Partou2024-06-11T14:31:56+02:00

Unieke uitdaging zoekt betrouwbare IT-partner?
Zet de eerste stap en neem contact met ons op.

Neem contact op